راهنمای استفاده از سيستم UT Groups
 

1) اطلاعات کلی

     1-1) UT Groups چيست؟

     1-2) چه کسانی می توانند از خدمات UT Groups استفاده نمايند؟

     1-3) چگونه مي‌توان يك گروه تشكيل داد؟

     1-4) چگونه مي‌توان به گروهي ملحق گرديد؟

    1-5) چگونه مي‌توان يك گروه را ترك كرد؟

2) امكانات UT Groups

     2-1) ارسال و دريافت پيام

     2-2) بارگذاري فايل

     2-3) به اشتراك گذاردن آدرسهاي اينترنتي

     2-4) تالار گفتگو (Chat)

     2-5) سيستم نظرسنجي (Polls)

     2-6) تقويم (Calendar)

     2-7) فهرست اعضاي گروه (Members)

     2-8) امكانات مديريت گروه

3) صفحه اصلي
  

1)اطلاعات كلي
 

1-1) UT Groups چيست؟
UT Groups يكي از خدماتي است كه مركز انفورماتيك دانشگاه تهران براي اعضاي اين دانشگاه ارائه مي‌كند. به كمك اين سرويس افراد مي‌توانند با تشكيل و يا عضويت در يك گروه به مبادله اطلاعات بپردازند. اين اطلاعات مي‌تواند شامل پيامهاي الكترونيكي، فايل و يا آدرسهاي وب باشد. اعضاء همچنين مي‌توانند با يكديگر گفتگو (Chat) نمايند. ارتباط با گروه‌ها مي‌تواند از طريق سايت UT Group (با آدرس http://groups.ut.ac.ir) و يا با ارسال نامه الكترونيكي به آدرس پست الكترونيكي هر گروه انجام پذيرد.
 

1-2) چه كساني مي‌توانند از خدمات UT Groups استفاده نمايند؟
سيستم UT Groups مخصوص اعضاي دانشگاه تهران است و هر فردي كه داراي آدرس پست الكترونيكي از اين دانشگاه باشد (از دامنه اصلي دانشگاه يا دامنه دانشكده‌ها) مي‌تواند وارد اين سيستم شود و از خدمات آن استفاده نمايد. در صورتيكه مدير يك گروه شخصي را براي عضويت در گروه دعوت نمايد (اعم از اينكه اين شخص عضو دانشگاه باشد و يا نباشد) آن شخص مي‌تواند به عضويت آن گروه خاص درآيد و از امكانات آن استفاده نمايد.
 

1-3) چگونه مي‌توان يك گروه تشكيل داد؟
ابتدا بايد دقت شود كه آيا گروه مشابهي با آنچه كه قرار است تعريف شود وجود نداشته باشد. در صورت عدم وجود گروه مشابه، كاربر مي‌تواند در صفحه اصلي گزينه          "Start a new Group" را انتخاب نمايد. پس از آن كاربر لازم است گروه خود را در طبقه‌بندي موضوعي مناسب قرار دهد. سپس مشخصات گروه مورد نظر (شامل نام، آدرس پستي گروه و شرح گروه) از كاربر پرسيده شود. پس از اين مرحله كاربر مي‌تواند گروه خود را تنظيم نمايد و يا وارد آن شده و از آن استفاده كند.
در مرحله تنظيم گروه، مشخصات ديگري از جمله درج نام گروه در فهرست UT Group ، نحوه ملحق شدن اعضاي جديد به آن، نحوه ارسال پيام به گروه و نحوه تخصيص خدمات سيستم به اعضاء از كاربر سئوال مي‌گردد و پاسخ به آنها باعث ورود كاربر به صفحه گروه ‌شده، و گروه ايجاد مي‌گردد.
 

1-4) چگونه مي‌توان به گروهي ملحق گرديد؟
هر كاربر مي‌تواند با استفاده از طبقه‌بندي موضوعي UT Groups ، گروه مورد نظر خود را شناسايي كرده وارد صفحه آن گروه شود. سپس با انتخاب گزينه "Join This Group" صفحه‌اي ظاهر مي‌شود كه در خصوص نحوه تحويل پيامها و نحوه نمايش آنها از كاربر سئوال مي‌كند. پاسخ به اين سئوالات موجب الحاق كاربر به گروه مورد نظر خواهد گرديد.
 

1-5) چگونه مي‌توان يك گروه را ترك كرد؟
براي ترك يك گروه مي‌توان در صفحه My Groups ، گروه مورد نظر را انتخاب نمود. سپس در ستون Membership گزينه Leave Group را برگزيد. به اين ترتيب كاربر از گروه خارج مي‌شود.
 


2) امكانات UT Groups


2-1) ارسال و دريافت پيام
پس از انتخاب گروه، كاربر مي‌تواند براي مشاهده پيامهاي ارسال شده به گروه گزينه Messages در ستون سمت چپ را انتخاب نمايد. انتخاب اين گزينه فهرستي از پيام‌هاي گروه را به ترتيب تاريخ دريافت نمايش مي‌دهد. با گزينش عنوان هر پيام محتواي آن نشان داده مي‌شود. كاربر همچنين مي‌تواند بر حسب عنوان و يا شماره پيام، يك پيام خاص را جستجو نمايد. براي ارسال پيام به گروه، لازم است گزينه Post انتخاب شود. در اين صورت پس از تكميل موضوع و متن پيام يك نامه از جانب كاربر به گروه ارسال مي‌گردد. اين نامه همچنين به آدرس پست الكترونيكي كاربران گروه ارسال مي‌شود. لذا كاربران گروه مي‌توانند از آن طريق نيز از محتواي پيام با خبر شوند. همين طور هم اگر كاربري بخواهد از طريق سيستم پست الكترونيكي با گروه در ارتباط باشد مي‌تواند پيامي به آدرس [groupname@groups.ut.ac.ir] ارسال كند و اين پيام (در برخي گروه‌ها پس از تأئيد مدير گروه) به اعضاء ارسال مي‌گردد.

2-2) بارگذاري فايل
يكي از امكاناتي كه UT Groups در اختيار اعضاء قرار مي‌دهد، امكان به اشتراك گذاري فايلهاست. به اين مفهوم كه اعضاي يك گروه (در صورت در اختيار داشتن مجوز) مي‌توانند با انتخاب گزينه File ، فايلي را در سيستم قرار دهند و سايرين آنرا دريافت كنند. اعضاء همچنين مي‌توانند براي خود زير شاخه ساخته و فايلهاي خود را در داخل آنها قرار دهند. با انتخاب گزينه Create Folder ، كاربر مي‌تواند زير شاخه خاص خود را بسازد و با انتخاب گزينه Add File امكان قرار دادن فايل در سيستم وجود دارد. در فهرست فايلهاي موجود در سيستم، نام فايل، نام ايجاد كننده، حجم فايل و تاريخ ايجاد آمده است. براي كسي كه فايل را ايجاد كرده است دو گزينه ديگر نيز موجود است: Delete و Edit كه بكمك آنها مي‌تواند فايل را تغيير داده و يا آنرا حذف كند.


2-3) به اشتراك گذاردن آدرسهاي اينترنتي
كاربران UT Groups مي‌توانند آدرسهاي اينترنتي مورد نظر خود را براي اطلاع ساير اعضاي گروه به اشتراك گذارند. به اين منظور كاربر گزينه Links را انتخاب نمايند و در آنجا با گزينش "Add Bookmark" موضوع آدرس، آدرس و توضيحات لازم را وارد نمايند تا آن آدرس در سيستم ثبت گردد. اعضاء همچنين مي‌توانند با انتخاب گزينه Add Folder آدرسهاي خود را در زير شاخه‌هاي دلخواه قرار دهند.


2-4) تالار گفتگو (Chat)
كاربران سيستم UT Groups مي‌توانند از طريق اين سيستم به گفتگوي مكتوب (Chat) بپردازند و از اين طريق مبادله اطلاعات نمايند. به اين منظور گزينه "Chat" انتخاب مي‌شود و پيام مورد نظر در محل مخصوص وارد مي‌گردد. انتخاب گزينه Send موجب ارسال پيام مزبور مي‌شود. در ستون User List فهرست اشخاص حاضر در تالار ارائه شده است.


2-5) سيستم نظرسنجي (Polls)
سيستم نظرسنجي به كاربران امكان مي‌دهد، در مورد مسأله‌اي خاص نظر اعضاي گروه را جويا شوند. اعضاي گروه (در صورت در اختيار داشتن مجوز) مي‌توانند با انتخاب گزينه Polls وارد اين بخش گردند و از نظرسنجي‌هايي كه در جريان است اطلاع پيدا كنند. كاربران مي‌توانند با انتخاب گزينه Vote ، سؤال موجود در نظرسنجي و پاسخهاي ممكن را مشاهده نموده، در نظرسنجي شركت نمايند. همچنين در برخي گروه‌ها نتايج نظرسنجي نيز قابل مشاهده است. در صورتيكه كاربري خود بخواهد اقدام به نظرسنجي نمايد، با انتخاب گزينه Create Poll وارد صفحه مربوطه مي‌شود و سئوال مورد نظر و پاسخهاي دلخواه را وارد مي‌كند. كاربر همچنين بايد تعيين كند كه آيا كاربران حق انتخاب بيش از يك گزينه را دارند يا خير و آيا نتايج نظرسنجي در حين انجام قابل نمايش است و بالاخره اينكه هويت رأي دهند‌گان نمايش داده مي‌شود يا خير. نحوه خاتمه نظرسنجي نيز توسط كاربر تعيين مي‌گردد.


2-6) تقويم (Calendar)
تقويم ابزاري است كه به كمك آن كاربران سيستم UT Groups مي‌توانند برنامه‌هاي روزانه/هفتگي/ماهانه/سالانه خود را ثبت نمايند و به اين منظور كاربر (در صورت در اختيار داشتن مجوز) گزينه Calendar را انتخاب مي‌نمايد و وارد صفحه مربوطه مي‌شود. سپس روز و ساعت مورد نظر را انتخاب نموده وارد صفحه اضافه كردن وقايع (Add Event) مي‌گردد. در اين صفحه موضوع واقعه، نوع آن، تاريخ و زمان آن و محل واقعه انتخاب مي‌شود و گزينه Create Event برگزيده مي‌گردد. در اين حالت يك واقعه در تقويم ثبت شده است. با انتخاب گزينه‌هاي Week , Month , year در صفحه اصلي تقويم، روز واقعه مورد نظر مشخص شده است.

 
2-7) فهرست اعضاي گروه (Members)
فهرستي از كاربران فعال هر گروه با انتخاب گزينه Members نمايش داده مي‌شود. در اين فهرست نام كاربر، آدرس پست الكترونيكي و تاريخ عضويت كاربر آمده است. همچنين علامت ستاره‌اي در كنار هر نام قرار داده شده است كه رنگ آبي آن نشانه مدير بودن آن كاربر و رنگ زرد نشانه عادي بودن وضعيت كاربر مي‌باشد. اگر تنظيمات گروه بگونه‌اي باشد كه براي عضويت در آن نياز به تأئيد مديران گروه باشد، درخواست كنندگاني كه هنوز عضويتشان تأئيد نشده است تحت گزينه Pending فهرست مي‌شوند. در صورتيكه مدير گروه وارد اين قسمت شود، مي‌تواند با اشاره بر روي آدرس پست الكترونيكي اعضاء وارد بخش اطلاعات مربوط به عضويت آنها گردد. در اين بخش، علاوه بر نام و آدرس كاربر، مشخصات اوليه وي آمده است. مدير گروه مي‌تواند نوع كاربري افراد را در اين قسمت تعيين نمايد به اين ترتيب كه اختيارات مديريتي گروه را بر برخي كاربران اعطا كند. اين امتيازات مديريتي عبارتند از: امكان تأئيد عضويت كاربران، امكان تأئيد نامه‌هاي ارسال شده به گروه، امكان حذف كاربران، امكان تعليق كاربران، امكان حذف، اضافه و يا تغيير امتيازات مديريتي، امكان دعوت از ديگران براي عضويت در گروه. امكان تغيير مشخصات گروه و امكان حذف گروه. هر يك از اختيارات فوق مي‌تواند بطور جداگانه به اشخاص اعطا گردد.


2-8) امكانات مديريت گروه
مدير و يا مديران گروه مي‌توانند از گزينه Management براي تغيير تنظيمات گروه خود استفاده نمايند. در صفحه مديريت گروه، نام گروه و وظايف معوقه مديران (شامل پيامهايي كه بايد پس از تأئيد به ساير اعضاي گروه ارسال شوند و كاربراني كه عضويتشان بايد توسط مدير يا مديران تأئيد گردد)، نشان داده شده است.
در قسمت Group Activity مدير گروه مي‌تواند بر فعاليت گروه نظارت داشته باشد. اين قسمت داراي پنج گزينه است كه در گزينه Membership ، اعضاي گروه قابل مشاهده هستند. گزينه Messages Posts فهرستي از پيامهاي ارسالي به گروه ارائه مي‌شود.
در قسمت Group Settings به مدير گروه امكان تغيير تنظيمات گروه داده شده است. اين تنظيمات شامل محل قرار گرفتن نام گروه در طبقه‌بندي موضوعي UT Group است كه در گزينه Category آمده است. در گزينه Description and Appearance مدير گروه مي‌تواند عنوان گروه، شرح گروه، زنگ‌هاي نمايش داده شده در صفحه گروه را تغيير دهد و يك عكس مشخص را در صفحه اصلي قرار دهد. مدير گروه مي‌تواند همچنين تعيين كند كه گروه در فهرست UT Groups ذكر شود يا خير.
در گزينه Membership ، مدير گروه مي‌تواند نحوه عضويت افراد در گروه را تعيين كند. در اينجا سه انتخاب وجود دارد: اول آنكه هر كس بتواند عضو گروه شود. دوم، درخواست كنندگان عضويت پس از تأئيد مدير گروه عضو شوند و سوم اينكه تنها افراديكه توسط مدير گروه دعوت شده‌اند امكان عضويت پيدا كنند. در همين صفحه مدير گروه مي‌تواند پيغام خوش‌آمدگويي را به اعضاء تعيين نمايد.
با استفاده از گزينه Web Tools مدير گروه مي‌تواند نحوه دسترسي اعضاء به خدمات گروه را تعيين نمايد. انتخابهاي موجود در اين گزينه عبارتند از: اول، استفاده از خدمات براي تمام كاربران؛ دوم، استفاده از خدمات فقط براي مديران سيستم؛ سوم، استفاده از بخشي از خدمات براي همه كاربران و تمام خدمات براي مديران و چهارم، عدم ارائه يك سرويس خاص در گروه. اين چهار انتخاب براي كليه امكانات (كه در بخشهاي قبل تشريح شدند) قابل گزينش است.
در گزينه Messages ، تنظيمات مربوط به ارسال و دريافت پيام آمده است. مديران در اين قسمت مي‌توانند آدرس پست الكترونيكي گروه را تغيير دهند. همچنين مديران مي‌توانند نحوه ارسال نامه به گروه را تعيين كنند و مشخص نمايند آيا همه افراد مي‌توانند به گروه نامه بزنند يا فقط اعضاي گروه و يا تنها مديران گروه.
همچنين در اين قسمت مديريت شدن يا نشدن گروه مشخص مي‌گردد. نحوه دسترسي كاربران به بايگاني پيامها نيز از بخشهاي ديگر اين قسمت است. مدير گروه مي‌تواند موضوع پيام‌هاي ارسالي و پي‌نوشت آنها را در بخش مربوطه در اين قسمت مشخص كند.
 


3)صفحه اصلي


كاربران سيستم UT Groups پس از وارد شدن به صفحه اصلي سيستم طبقه‌بندي موضوعي گروه‌ها را مشاهده مي‌كنند. كاربر مي‌تواند از طريق اين طبقه‌بندي و يا جستجوي مستقيم نام گروه، گروه مورد نظر خود را بيابد. كاربر همچنين مي‌تواند با استفاده از گزينه‌هاي رديف فوقاني صفحه و با انتخاب گزينه "My Groups" فهرستي از گروه‌هايي كه در آنها عضويت دارد انتخاب نموده، وارد هر يك از آنها گردد.
كاربر همچنين مي‌تواند با انتخاب گزينه "Profile" وارد صفحه اطلاعات شخصي خود شود و رمز عبور، نام و يا آدرس خود را تغيير دهد.